Вторым этапом организации управленческого учета является создание необходимой структуры базы данных. Бухгалтерская информация не материализуется по мере возникновения потребности в ней. Исходные данные необходимо выбирать из различных документированных источников. К ним относятся: кредитные и депозитные договоры, другая информация о заключенных сделках, первичные платежные документы (ведомости, поручения, чеки, ордера) и т. п. Эти исходные данные составляют оперативную информацию банка, которую учитывают либо путем двойной записи по счетам бухгалтерского учета, либо в журналах (например, журнал по учету заключенных кредитных договоров и т. д.). Полной набор счетов бухгалтерского учета, называемый планом счетов, определяет структуру базы бухгалтерских данных внутри банка.

Виды анализа, которые руководство стремится осуществлять более или менее регулярно, определяют детализацию плана счетов. По сути дела, детализация плана счетов зависит от «детальных расширений», необходимых для каждой статьи затрат (доходов или расходов).